Cuộc sống hiện đại ngày càng khiến chúng ta trở nên bận rộn và quỹ thời gian của mỗi người dường như ngày trở nên eo hẹp hơn. Có khi nào bạn cảm thấy mình đang là nô lệ của chính lịch làm việc do bạn tạo ra hay cảm thấy choáng ngợp bởi danh sách dài vô tận các công việc “cần làm”? Dưới đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn kiểm soát ngày làm việc của mình với Ma trận Quản lý Thời gian. Bạn có thể sắp xếp lịch làm việc và tập trung vào những gì quan trọng nhất. Hãy kiểm soát thời gian của chính mình, thay vì để thời gian kiểm soát bạn!
Ma trận quản lý thời gian – Time management Matrix là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được những người thành công thường áp dụng. Phương pháp này được Stephen Covey đề cập tới trong quyển sách First Things First của mình, đây cũng là phương pháp được tổng thống Mỹ Eisenhower áp dụng. Ma trận quản lý thời gian chia tất cả các công việc thành 4 nhóm trên cơ sở đánh giá tính chất khẩn cấp và quan trọng của công việc. Đây cũng là hai yếu tố mà chúng ta thường bị chi phối khi phải quyết định làm việc gì. Và đa số chúng ta hay bị tác động bởi yếu tố “khẩn cấp” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn. Chúng ta ngỡ rằng mình đã làm đúng, nhưng thực tế không phải vậy.
Ưu tiên việc quan trọng
Lên danh sách công việc đầu ngày
Nắm quyền kiểm soát lịch làm việc mỗi ngày bằng cách tự lên danh sách các công việc cần làm. Hãy nói chính xác bạn muốn ngày làm việc của bạn diễn ra như nào. Đừng cho phép thời gian chi phối công việc của bạn. Tại iHCM, chúng tôi kiểm soát công việc bằng cách duy trì, ưu tiên các buổi họp nhóm ngắn 15′ – 30′ vào mỗi buổi sáng và thực sự rất hiệu quả.
Áp dụng ma trận quản lý thời gian
Phương pháp Ma trận quản lý thời gian được áp dụng trong các buổi họp ưu tiên hàng ngày là tạo ra nguyên tắc quản lý thời gian được chứng minh trong cuốn sách “7 thói quen của người thành đạt” của Stephen R.Covey. Phương pháp này đòi hỏi bạn cần phải:
– Xác định các mục tiêu quan trọng cho tổ chức, cho nhóm của bạn
– Ưu tiên những mục tiêu này bằng cách đặt chúng vào góc tọa độ hợp lý
– Ưu tiên kế hoạch công việc hàng ngày phù hợp với các mục tiêu ưu tiên
Phương pháp này cũng chia tất cả các công việc thành 4 góc được phân biệt theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.
– Góc I: các mục tiêu và công việc quan trọng và khẩn cấp.
– Góc II: các mục tiêu và công việc rất quan trọng cho tương lai tổ chức/doanh nghiệp của bạn nhưng lại chưa khẩn cấp.
– Góc III: các mục tiêu và công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
– Góc IV: các mục tiêu và nhiệm vụ làm lãng phí thời gian đồng nghĩa không quan trọng mà cũng chẳng hề khẩn cấp
Các mục tiêu, công việc trong góc I – vừa khẩn cấp vừa quan trọng sẽ được ưu tiên thực hiện trước. Thực tế cho thấy, nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành công không phải là những việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng mà là những mục tiêu, công việc quan trọng mà không khẩn cấp ngay lúc đó. Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên khẩn cấp thì số lượng công việc phát sinh ở góc I sẽ giảm đi nhiều.
Hơn nữa, việc xử lý các mục tiêu, công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn. Và tất nhiên, những ai làm việc không hiệu quả, thường dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở góc III và IV.
Xem thêm:
Tối ưu hóa Mind map khi sử dụng vào 7 mục đích sau đây
Làm việc nhanh & tiết kiệm thời gian hơn với 25 phím tắt Outlook
Hướng dẫn tạo Google Form (biểu mẫu) trong Google Drive
Thực vậy, một trong những khía cạnh dễ bị hiểu sai về phương pháp Ma trận Quản lý thời gian ấy là tầm quan trọng của góc II. Mặc dù các mục tiêu và công việc không khẩn cấp, nhưng chúng lại là những mục tiêu và công việc quan trọng nhất cho công ty của bạn. Bạn cũng nên tập trung vào những mục tiêu dài hạn này. Steven Pressfield – tác giả của cuốn sách nổi tiếng Cuộc chiến tranh nghệ thuật – The War of Art (nằm trong top 15 Cuốn Sách Lãnh Đạo Hay Nhất Mà Mọi Nhà Lãnh Đạo Trẻ Nhất Thiết Phải Đọc) từng nói “Bạn phải biết sự khác biệt giữa những gì là khẩn cấp và những gì là quan trọng, và bạn phải làm những thứ quan trọng đầu tiên”. Vì vậy, góc II mang tính ưu tiên nhất đối với công ty của bạn, nhưng góc I cũng không được bỏ qua.
Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua, đặc biệt là đối với việc lập kế hoạch công việc. Bạn có thể tham khảo theo 3 bước sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc của cá nhân, của nhóm cần làm
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm tương ứng với 4 góc phần tư trong Ma trận quản lý thời gian như ở trên
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc
Chìa khóa quan trọng khi sử dụng Ma trận quản lý thời gian sau khi phân loại các công việc vào đúng nhóm chính là ý chí và tính kỷ luật, kiên quyết xử lý từng công việc theo đúng thứ tự ưu tiên.
Nguồn: IHCM